Registro de trabajadores en planilla

a) PLANILLA ELECTRÓNICA

1. ÁMBITO DE APLICACIÓN
El PDT Nº 601 “Planilla Electrónica” es el documento llevado a través de medios electrónicos, presentado mensualmente a través del medio informático desarrollado por la SUNAT, en el que se encuentra registrada la información de los trabajadores, pensionistas, prestadores de servicios - 4ta. Categoría, prestadores de servicios - modalidad formativa, personal de terceros y derechohabientes.


2. PERSONAS OBLIGADAS A LLEVAR PLANILLA ELECTRÓNICA
A. Las personas jurídicas.

B. Las personas naturales que se encuentren en alguno de los siguientes supuestos:
• Cuenten con más de tres (3) trabajadores.
• Cuenten con uno (1) o más prestadores de servicios y/o personal de terceros.
• Cuenten con uno (1) o más trabajadores o pensionistas que sean asegurados obligatorios del Sistema Nacional de Pensiones.
• Cuando estén obligados a efectuar alguna retención del Impuesto a la Renta de cuarta o quinta categoría.
• Tengan a su cargo uno (1) o más artistas, de acuerdo a lo previsto en la Ley Nº 28131.
• Hubieran contratado los servicios de una Entidad Prestadora de Salud - EPS u otorguen servicios propios de salud conforme lo dispuesto en la Ley Nº 26790, normas reglamentarias y complementarias.
• Hubieran suscrito con el Seguro Social de Salud - EsSalud un contrato por Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo.
• Gocen de estabilidad jurídica y/o tributaria.
• Cuenten con uno (1) o más prestadores de servicios - modalidad formativa.
Los empleadores que no se encuentren comprendidos en ninguno de los supuestos descritos en los literales A. y B., podrán optar por utilizar voluntariamente el sistema de planilla electrónica; no obstante, una vez utilizado el sistema, no podrán volver al sistema de planilla anterior.
La utilización de la planilla electrónica reemplaza la obligación de llevar el Libro de Modalidades Formativas Laborales y la obligación de presentar la Declaración Jurada Anual de Planillas.
3. EXCLUSIONES A LA UTILIZACIÓN DE PLANILLAS ELECTRÓNICAS
Las exclusiones incluyen a los empleadores de trabajadores del hogar, las personas naturales, sucesiones indivisas o sociedades conyugales que contraten eventualmente a trabajadores de construcción civil y, aquellos que únicamente contraten prestadores de servicios - cuarta categoría cuando no tengan la calidad de agente de retención, según el artículo 71°, inc. b) de la Ley del Impuesto a la Renta.


4. ASPECTOS SOBRE LA DECLARACIÓN Y REGISTRO DE LA PLANILLA ELECTRÓNICA
La planilla electrónica cuenta con un padrón de declarantes, de trabajadores, pensionistas, derechohabientes, prestadores de servicios y personal de terceros, en la que se registra información relacionada con ellos por única vez y que sólo será modificada en caso requiera actualización. Adicionalmente, cuenta con una planilla o declaración mensual en la que se declara información con dicha periodicidad. La planilla electrónica debe presentarse en los plazos señalados en el cronograma establecido por la SUNAT para la declaración y pago de las obligaciones tributarias de periodicidad mensual.


4.1 REGISTRO DEL DECLARANTE
4.1.1 Microempresa
Debe declararse como micro empresa sólo cuando se haya acogido a este Régimen Laboral Especial, mediante el Registro Nacional de la Micro y Pequeña Empresa - REMYPE a cargo del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo.


4.1.2 Establecimientos
• Se consideran así a los lugares en que el declarante realiza, parcial o totalmente, sus operaciones. El establecimiento puede estar constituido sólo por el domicilio fiscal, pero también puede darse la existencia de establecimientos anexos, cuya declaración en el RUC es obligatoria.
• Se registra que el establecimiento a declarar es un Centro de Riesgo cuando aporte al Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo (SCTR) para los trabajadores que laboran en ese establecimiento. El aporte al Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo puede realizarse a EsSalud o una EPS (Entidad Prestadora de Salud). Sólo cuando se contrate el SCTR con EsSalud, obligatoriamente debe indicar la tasa. Si contrata el SCTR con una EPS no es necesario que indique la tasa de aporte.
• Igualmente de ser el caso, se indican los datos de empleadores a quienes el declarante destaca o desplaza personal, así como cuando otro empleador destaca o desplaza personal al declarante.


4.2 REGISTRO DE TRABAJADORES
Trabajador es toda persona que presta servicios personales remunerados bajo subordinación. Se encuentra también comprendido en la definición, el socio trabajador de una cooperativa de trabajadores, cuyo vínculo con la cooperativa es, a la vez, asociativo y Iaboral.

4.2.1 Trabajador con discapacidad
La alternativa positiva en el indicador de discapacidad debe marcarse cuando se trate de trabajadores cuya condición de discapacidad haya sido certificada por alguna de las autoridades a las que la Ley Nº 27050, Ley General de la Persona con Discapacidad, atribuye competencia para dicho fin; y que hayan cumplido con su inscripción en el Registro Nacional de la Persona con Discapacidad.

4.2.2 Jornada máxima
Por regla, todos los trabajadores se encuentran sujetos al límite temporal de 8 horas diarias o 48 horas semanales de trabajo. Por excepción, no se encuentran sujetos a dicho límite los siguientes:
• Trabajadores de dirección.
• Trabajadores de confianza que no se encuentren sujetos a un control de tiempo efectivo de trabajo.
• Trabajadores no sujetos a fiscalización inmediata.
• Trabajadores que prestan servicios intermitentes de espera, vigilancia o custodia.


4.2.3 Horario nocturno
Se considera sujeto a trabajo en horario nocturno cuando se trate de:
• Trabajadores cuya jornada se desenvuelva de manera exclusiva en horario nocturno.
• Trabajadores cuya jornada se desenvuelva parcialmente en horario nocturno y parcialmente en horario diurno.
• Trabajadores cuya jornada se desenvuelva algunos días en horario nocturno y otros, en horario diurno.


4.2.4 Diversos tipos de pago
Cuando se trate de trabajadores respecto de los que se emplea más de un tipo de pago en el período (efectivo, depósito en cuenta y otros), deberá registrarse el último tipo utilizado.


4.2.5 “Trabajador de dirección” y “trabajador de confianza”
El marcado de dichas opciones debe producirse con arreglo a las definiciones y habiendo seguido el procedimiento de calificación respectivo previstos en T.U.O. de la Ley de Productividad y Competitividad Laboral aprobado por el Decreto Supremo Nº 003-97-TR y el Reglamento de la Ley de Fomento al Empleo aprobado por el Decreto Supremo Nº 001-96-TR.


4.2.6 Trabajador que percibe otros ingresos de quinta categoría
Deberá declararse que el trabajador percibe otros ingresos de quinta categoría, sólo cuando el trabajador lo haya informado; siendo el caso, deberá consignarse en otros empleadores el número de RUC y razón social que correspondan.


4.2.7 Trabajador con rentas de quinta categoría exoneradas o inafectas
Son los funcionarios y empleados considerados como tales dentro de la estructura organizacional de los gobiernos extranjeros, instituciones oficiales extranjeras y organismos internacionales, siempre que los convenios constitutivos así lo establezcan, y ejerzan el cargo en nuestro país.


4.3 REGISTRO DE PERSONAL EN EL RÉGIMEN CUARTA-QUINTA CATEGORÍA
Sólo para efectos del llenado de la planilla electrónica, estas personas se registran dentro de la categoría de trabajadores. Tal registro es sólo para fines operativos y no cambia la naturaleza jurídica de las relaciones existentes entre dichos perceptores y las empresas o entidades en las que éstos prestan servicios. Para declararlos se utiliza el código 0924 “ingresos cuarta-quinta categoría” de la Tabla Nº 22. Lo mismo sucede con los pescadores y procesadores artesanales independientes y con los practicantes SENATI.


4.4 REGISTRO DE PRACTICANTES DEL SENATI
Para efectos de la planilla electrónica deberá incluirse en la categoría de trabajadores. En Datos Principales, Tipo de Trabajador, se marca el código 23 “Practicante SENATI”.


4.5 REGISTRO DE DERECHOHABIENTES
Son derechohabientes: el cónyuge, concubino, hijos menores de edad o mayores de edad con discapacidad y los gestantes, tanto del trabajador como del pensionista.


4.6 REGISTRO DE PENSIONISTAS
Son aquellos que perciben una pensión de jubilación, cesantía, invalidez, sobrevivencia u otra pensión, cualquiera fuere el régimen legal al cual se encuentre sujeto. Se declara como pensionista a aquél al que el obligado a declarar la planilla electrónica le paga una pensión; y siempre que dicha relación jurídica genere la obligación de realizar aportes al Seguro Social de Salud.


4.7 REGISTRO DE PRESTADOR DE SERVICIOS - CUARTA CATEGORÍA
Son aquellos que prestan servicios al declarante, bajo cualquier régimen legal, cualquiera sea la modalidad del contrato de prestación de servicios, y que perciban o tengan derecho a percibir por sus servicios rentas que no califiquen como rentas de primera, segunda o tercera categoría, de acuerdo a la Ley del Impuesto a la Renta. También aquellas personas que se encuentran incorporadas como asegurados regulares al Régimen Contributivo de la Seguridad Social en Salud por mandato de una ley especial, por las que existe obligación de realizar aportaciones de salud.

Los prestadores de servicios de cuarta categoría deben ser declarados en la planilla electrónica por aquellos empleadores que contraten sus servicios, siempre que éstos sean agentes de retención del Impuesto a la Renta de cuarta categoría; independientemente de si efectúen o no dicha retención.


4.8 REGISTRO DE PRESTADOR DE SERVICIOS - MODALIDADES FORMATIVAS
• Es la persona natural que presta servicios bajo alguna de las modalidades formativas reguladas por la Ley Nº 28518. Debe declararse la fecha en que de manera efectiva la persona ha iniciado la prestación de servicios; con prescindencia de la fecha en que fue suscrito el convenio.

• La realización de actividades formativas en horario nocturno requiere autorización de la Autoridad Administrativa de Trabajo. Los adolescentes no puede realizar actividades en ninguna de las modalidades formativas laborales en horario nocturno.

Excepcionalmente, el juez puede autorizar la realización de actividades de las modalidades formativas laborales en horario nocturno, a partir de los 15 años hasta que cumplan 18 años, siempre que éste no exceda de cuatro horas diarias.

4.9 REGISTRO DEL PERSONAL DE TERCEROS
La declaración del personal de terceros debe efectuarse sólo cuando el personal no es del declarante, realice actividades de riesgo y sea el declarante quien asuma el pago al Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo.


b) PLANILLA MANUAL

1. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Los empleadores que no se encuentren obligados a llevar la planilla electrónica y que mantengan trabajadores dependientes deberán llevar las planillas de pago de empleadores ya sea en libros, hojas sueltas o microformas de conformidad con lo establecido en el Decreto Supremo N’º 001-98-TR y gestionar la autorización y en su curso el cierre de las indicadas planillas ante la Autoridad Administrativa de Trabajo.

2. PLAZO PARA EL REGISTRO DEL TRABAJADOR EN LA PLANILLA
Los empleadores deberán de registrar a sus trabajadores en las planillas, dentro de las setenta y dos (72) horas de ingresados a prestar sus servicios independientemente de que se trate de un contrato por tiempo indeterminado sujeto a modalidad parcial.


3. CONTENIDO DE LAS PLANILLAS
• Al inicio del libro de planillas, de la hoja suelta o de la microforma, dentro de las 72 horas de ingresado al trabajador, la siguiente información referida a cada trabajador:
a. Nombre completo, sexo y fecha de nacimiento.
b. Domicilio.
c. Nacionalidad y documento de identidad.
d. Fecha de ingreso o reingreso a la empresa.
e. Cargo u ocupación.
f. Número de registro o código de asegurado o afiliado a los Sistemas Provisionales correspondientes.
g. Fecha de cese.
• Además de la información señalada en el punto inmediatamente precedente y según la periodicidad del pago, se debe registrar los siguientes conceptos:
a. Remuneraciones que se abonen al trabajador tomando en consideración para este efecto, lo previsto en el Artículo 6° del TUO del Decreto Supremo Nº 003-97-TR.
b. Número de días y horas trabajadas.
c. Número de horas trabajadas en sobretiempo.
d. Deducciones de cargo del trabajador por concepto de tributos, aportes a los Sistemas Provisionales, cuotas sindicales, descuentos autorizados u ordenados por mandato judicial y otros conceptos similares.
e. Cualquier otro pago que no tenga carácter remunerativo, según el Artículo 7° del Decreto Nº 003-97-TR.
f. Tributos y aportes a cargo del empleador.
g. Cualquier otra información adicional que el empleador considere conveniente.
h. Salida y retorno de vacaciones.

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R.M. 322-2009-TR